Wzór umowy dla architektów, przygotowany zgodnie z legal design, został po raz pierwszy zaprezentowany na wrześniowej konferencji w Gdańsku. Dokument powstał dzięki współpracy Zespołu ds. Wynagrodzeń POOIA RP z prawnikami. Treść i forma umowy wzbudziły entuzjazm uczestników gdańskiego wydarzenia, a obecnie architekci IARP mogą już pobrać wzór ze strony internetowej Krajowej Izby. Wyjaśnienia zasad towarzyszących tworzeniu dokumentu podjęła się Beata Stobiecka w rozmowie z jego pomysłodawczyniami i współautorkami – architekt Anetą Niedziałek oraz radczynią prawną Izabelą Turczyńską-Buszan.
Beata Stobiecka: Skąd wziął się pomysł na sformułowanie wzoru umowy o świadczenie usług projektowych?
Aneta Niedziałek: Prowadzimy w Gdańsku cykl spotkań, podczas których architekci rozmawiają o sprawach zawodowych, izbowych i stowarzyszeniowych. Jedno z nich odbyło się z udziałem prawników, którzy wypowiadali się m.in. na temat umów. W ten sposób pojawiła się w naszym środowisku Iza Turczyńska-Buszan. Jako radczyni prawna przedstawiła nam nowe możliwości sformułowania umowy dla architektów i ich klientów. Już wcześniejsze izbowe szkolenia pokazały, że wykorzystywane przez nas dokumenty prawne są – ze względu na zastosowany w nich język – niezmiernie trudne do zrozumienia i wiele zawartych w nich szczegółów znaczy coś innego, niż nam się wydaje. Z zaciekawieniem słuchaliśmy więc Izy i byliśmy zachwyceni, że da się mówić o kwestiach prawnych przystępnym, zrozumiałym językiem, a sformułowana z jego użyciem umowa może być jednocześnie skuteczna prawnie. Znakomicie wpisało się to w naszą strategię wizerunkową, nad którą cały czas pracujemy i która zakłada wysyłanie prostych, czytelnych komunikatów do społeczeństwa i do legislatora. Wszyscy słuchacze żywo zainteresowali się możliwością praktycznego wykorzystania nowego podejścia, przystąpiliśmy więc do działania. Zajął się tym Zespół ds. Wynagrodzeń (który mam przyjemność prowadzić razem ze Stanisławem Dopierałą) we współpracy z prawniczkami: Izą Turczyńską-Buszan i mecenas Dominiką Szumałą-Walczak, obsługującą prawnie naszą izbę okręgową. W przygotowaniu pierwszego, merytorycznego zarysu umowy pomagali też Jakub Drohomirecki i Konrad Trojanowski. Zebrany przez nas materiał został następnie przekazany Izie.
Można więc przyjąć, że wzór umowy architekta z klientem stanowi jeden z elementów strategii wizerunkowej?
Aneta Niedziałek: Nie stanowi jej elementu, ale jest z nią powiązany. Istniała ogromna potrzeba odpowiednio sformułowanej umowy, z której korzystaliby członkowie IARP pracujący w małych, z reguły jednoosobowych firmach, najczęściej dla prywatnych klientów. 90% osób wykonujących nasz zawód to właśnie tacy architekci. Niestety nie zawsze dysponują oni środkami, które pozwoliłyby na sprawdzanie u prawników samodzielnie sporządzonych dokumentów, a co za tym idzie – na zabezpieczenie się w procesie inwestycyjnym.
Co jest odkrywczego i wyjątkowego w tym dokumencie?
Izabela Turczyńska-Buszan: Punktem wyjścia do sporządzenia wzoru umowy były zasady legal design, koncepcji powstałej na Uniwersytecie Stanforda w Dolinie Krzemowej w USA. Podejście to zakłada, że w centrum zainteresowania prawników ma się znaleźć człowiek i że – wykonując swoją pracę – będą oni empatyzować z odbiorcą przygotowywanych produktów oraz usług prawnych i starać się zrozumieć jego potrzeby. Muszą przy tym badać sprawy, z jakimi przychodzą do nich użytkownicy, tak aby te produkty i usługi były dostępne, a także użyteczne. Do tej pory prawnicy przygotowywali dokumenty prawne po prostu na podstawie posiadanej wiedzy zawodowej. Należało też oczywiście znać zasady rządzące biznesem, ale nigdy nie brano pod uwagę tego, w jaki sposób odbiorcy rozumieją np. zapisy w poszczególnych dokumentach. Krótko mówiąc – niewiele myśleliśmy o użytkownikach, a legal design to zmienił.
Co jest najważniejsze w tym podejściu?
Izabela Turczyńska-Buszan: Najważniejsze jest empatyzowanie, czyli realne odkrywanie potrzeb użytkowników w procesie design thinking, „wchodzenie w buty” człowieka, dla którego projektujemy produkt czy usługę. Druga bardzo istotna kwestia to stosowanie prostego języka. W przypadku gdy dostarczany produkt ma postać dokumentu, oznacza to, że jego treść jest zrozumiała i dotyczy tego samego, co wyrażałby język prawniczy. Do projektowania produktów w procesie legal design potrzeba interdyscyplinarnego zespołu, w którym prawnik odgrywa ważną rolę, tzn. zgodnie z zasadami plain language (ujętymi w normie ISSO) dokonuje przekładu hermetycznego języka prawniczego na taki, który jest bliski każdemu człowiekowi. Jednocześnie stoi jednak na straży zachowania poprawności prawnej.
Przetłumaczenie języka paragrafów na ogólną polszczyznę przy zachowaniu prawnego sensu dokumentu wydaje się bardzo trudnym zadaniem.
Izabela Turczyńska-Buszan: My, prawnicy, definiujemy się za pomocą specjalistycznego języka i stanem naturalnym jest dla nas bardzo mocne osadzenie w pojęciach prawnych. Tak komunikujemy się między sobą i z ustawodawcą, tak porozumiewamy się też w sądzie. Często nie bierzemy więc pod uwagę, że nasze słowa mogą być niezrozumiałe dla ludzi niebędących prawnikami. Praca oparta na zasadach legal design zmienia sytuację, co nie oznacza, że w nawet najbardziej empatycznej formie dokumentu pozwolimy na zmianę sensu prawnego ujętych w nim pojęć. Nie dopuścimy też do okoliczności, w których zamiennie używane byłyby sformułowania o różnym znaczeniu, np. „odszkodowanie” i „kara umowna”. Pracujemy nad czytelnością i zrozumiałością tekstu, ale – podkreślę to raz jeszcze – równocześnie pilnujemy, by pojęcia prawne pozostały niezmienione, a skutek prawny był zgodny z oczekiwaniami klienta.
Aby to osiągnąć, trzeba cały czas weryfikować przekład języka prawniczego na „ludzki”. Właśnie dlatego musimy pracować w zespołach interdyscyplinarnych. Jest to niezbędne, choć oczywiście bardzo trudne.
Czyli okazuje się, że nie tylko język prawniczy może być trudny w odbiorze?
Aneta Niedziałek: My, architekci, też na co dzień używamy zwrotów i sformułowań niezrozumiałych zarówno dla klientów, jak i dla prawników. Są to np. skróty myślowe, które przełożyliśmy na język architektoniczny. Rozhermetyzowanie go – tak aby umowa była zrozumiała na wszystkich poziomach i jednocześnie skuteczna pod względem prawnym – nie było dla mnie łatwe.
Na czym polega projektowanie czytelnych i spełniających swoje zadanie dokumentów?
Izabela Turczyńska-Buszan: Istnieje pewna dziedzina, w ramach której tworzone są takie dokumenty i mówimy tu nie tylko o projektowaniu graficznym, ale również szerzej – o projektowaniu użytecznym. Jego zadaniem jest stworzenie np. umowy w taki sposób, aby można było szybciej „ogarnąć” ją wzrokiem, przeczytać i od razu lepiej zrozumieć. Odbiorca, szukając w dokumencie interesującego go fragmentu, nie powinien trafiać na zbity tekst, z którego trudno cokolwiek wyłowić. Forma umowy musi być klarowna i użyteczna.
Nasz wzór został zaprojektowany w Wordzie, dzięki czemu jest edytowalny, a to bardzo ważne. Cudownie tworzy się dokumenty w programie graficznym InDesign, za pomocą którego można wygenerować pliki zamknięte, ale nam nie o to chodziło. Przygotowana przez nas umowa może być zmieniana oraz dostosowywana do potrzeb konkretnego użytkownika i do konkretnej sytuacji.
Czy to oznacza, że dokument stanowi bazę, z której może skorzystać każdy architekt i dopracować ją na własny użytek?
Izabela Turczyńska-Buszan: Projektowanie umowy zgodnie z legal design, czyli ostatni etap pracy nad dokumentem, uwzględnia odpowiedź na wcześniej zdefiniowane potrzeby użytkowników. Powstaje on zgodnie z zasadami projektowania użytecznego, ale jeżeli klient ma własną identyfikację wizualną (logo, font, kolorystykę), to nasz projektant to uwzględnia. Tworzenie umowy i korzystanie z niej wiąże się z szerszym kontekstem – porozumiewania się konkretnego użytkownika ze światem, co oznacza, że stanowi ona element komunikacji zewnętrznej. Jednak architekt korzystający już ze swojej komunikacji wizualnej może wykorzystać ją w powstającym dokumencie. To dodatkowy atut.
Dlaczego wizualna strona umowy jest dla Was tak ważna?
Aneta Niedziałek: Treść dokumentu mówi o równości i partnerstwie, zatem strona wizualna też musi to wyrażać.
Izabela Turczyńska-Buszan: Projektowanie użyteczne ma wspierać i odpowiadać na potrzeby odbiorcy, również te zdiagnozowane dzięki empatyzowaniu z nim. Wsparciem może tu być cały zestaw graficznych rozwiązań projektowych – w umowie dla architektów zostały zastosowane: osie czasu, śródtytuły, wyróżnienia kolorystyczne, interaktywny spis treści, numeracja ciągła. Wszystkie te zabiegi sprawiają, że dokument nie odstrasza, ale zachęca do skorzystania z niego. Oczywiście, taką umowę łatwiej zaprojektować w sytuacji, gdy dysponuje się konkretnymi kolorami, logo i fontem. Wtedy wszystko jest ze sobą spójne.
Wiele lat temu, kiedy jeszcze nie było Izby, to SARP skonstruował wzory umowy i udostępnił je architektom. Potem, w 2005 r., IARP przygotował nowy wzór dla swoich członków. Czy braliście to pod uwagę przy tworzeniu obecnego dokumentu?
Aneta Niedziałek: Od tamtej pory realia prowadzenia biznesu uległy zmianie. Poza tym te umowy były przeznaczone raczej do wykorzystania przy projektowaniu dużych inwestycji. Nasz dokument – przeciwnie – ma docierać głównie do sektora prywatnego, dlatego jest maksymalnie uproszczony i nie będzie odpowiedni np. dla klienta publicznego. Taki podział to konieczność, gdyż nie da się stworzyć jednego uniwersalnego wzoru.
Izabela Turczyńska-Buszan: Zdajemy sobie sprawę z tego, że do zaproponowanej przez nas umowy będą uwagi, ponieważ każdy chciałby mieć wzór odpowiadający jego wszystkim potrzebom. Nasza propozycja dotyczy większości obszarów, które powinny być uregulowane, ale na pewno nie jest dokumentem uniwersalnym, gotowym do podpisania w każdych okolicznościach.
Aneta Niedziałek: Wrócę jeszcze do użytego języka. W umowie znajdują się sformułowania, takie jak: „ja zrobię” – „ty zrobisz”, „ja mogę” – „ty możesz”. Taka narracja ma charakter rozmowy. Zaznaczonych jest też kilka elementów ważnych merytorycznie, np. prawa autorskie, które mogą zostać przy projektancie. Dokument nie wprowadza nierówności powodującej, że klient ma więcej praw niż architekt. Wielu inwestorów już powiela takie schematy, ale nasza umowa realizuje wzorcową równowagę, jaka może zaistnieć przy zleceniu.
Czyli gwarantuje partnerstwo między stronami. Zastanawiam się jednak, czy taka bezpośredniość – wyrażająca się w formach „ja” i „ty” – nie będzie przez niektórych inwestorów uważana za niepoważną.
Izabela Turczyńska-Buszan: Ta kwestia bardzo często pojawiała się podczas naszej pracy. Tylko co właściwie oznacza określenie „niepoważna”? Daliśmy się trochę oszukać, przyjmując, że umowa jest skuteczna prawnie, ma wartość, jeśli jest skomplikowana i nie do końca zrozumiała. Wtedy uważa się ją za poważną. A tak wcale nie musi być.
Ale społeczeństwo żyje w przekonaniu, że im coś jest bardziej niedostępne, tym ma większą wartość. Profesjonalny dystans czasami jest potrzebny.
Izabela Turczyńska-Buszan: Na takim podejściu swoją pozycję w społeczeństwie zbudowali prawnicy. Ma to zarówno dobre, jak i złe strony. Wciąż jesteśmy potrzebni, np. w biznesie, jeśli jednak nie zaczniemy komunikować się przyjaźniej, bardziej zrozumiale, ludzie będą szukać wsparcia choćby w AI.
Aneta Niedziałek: Dystans pomiędzy architektem a społeczeństwem stał się tak duży, że utrudnia komunikację. Na konferencji w Gdańsku dużo się o tym mówiło, m.in. przytoczono wyniki badań dotyczących wiedzy społeczeństwa na temat naszego zawodu. Okazało się, że ludzie nie rozumieją, co robi architekt, czym jest Izba Architektów itd.
Izabela Turczyńska-Buszan: Fakt, że społeczeństwo nie wie, co robicie, powoduje, że nie chce też godziwie płacić za wykonaną pracę. Oczekuje niskiej ceny, za którą zaprojektujecie, uzgodnicie i zatwierdzicie wszystko, a także wprowadzicie poprawki. Ten stan nieświadomości sprawia, że nie możecie dobrze wycenić swoich usług. Dlatego umowa musi informować o wszystkich czynnościach wykonywanych przez architekta. W naszym wzorze cały proces celowo podzielono na etapy i każdy z nich nazwano, rozpisano, uwzględniając kolejne działania, oraz wyceniono. Dzięki ustrukturyzowaniu w dokumencie poszczególnych faz, a następnie umieszczeniu ich na osi czasu, architekt i klient wiedzą, co ich czeka. Ludzie potrzebują struktury, na której będą mogli oprzeć współpracę.
Aneta Niedziałek: Podstawą przyjętej przez nas strategii wizerunkowej jest pokazanie, że nie sprzedajemy tylko projektu – książeczki z rysunkami i opisem – ale cały proces, bardzo skomplikowany, rozłożony w czasie i obejmujący wiele działań. Dzielenie pracy na etapy musi też zakładać odpowiedni podział płatności – zamiast kredytować projekt, powinniśmy po zakończeniu każdego z tych etapów wystawiać fakturę.
Musimy wyjść do społeczeństwa z przekazem, który pozwoli zobaczyć i zrozumieć, na czym polega nasz zawód, bo ludzie płacą za to, co rozumieją.
ANETA NIEDZIAŁEK
Architekt IARP; wiceprzewodnicząca Rady Pomorskiej Izby Architektów RP; współwłaścicielka pracowni ARCHITUDA. Aktywnie działa na rzecz środowiska architektów, szczególnie w obszarze edukacji i wynagrodzeń. W POOIA RP organizuje szkolenia, wykłady, debaty, konferencje oraz warsztaty dla architektów i ich rodzin, wspierając rozwój zawodowy członków IARP, a tym samym przyczyniając się do podnoszenia ich konkurencyjności na globalnym rynku pracy.
IZABELA TURCZYŃSKA-BUSZAN
Radczyni prawna, założycielka kancelarii w Sopocie, ekspertka językowa, mówczyni Tedx, prowadząca podcast Prawniczki w równowadze, założycielka zespołu do prowadzenia projektów legal design pod nazwą Projekt Prawny.
